【必ず確認】履歴書・職務経歴書のポイント【人事目線で解説】

こんなお悩みについて解説していきます。

転職活動の第一関門で書類選考がありますよね。私自身、人事として数多くの書類選考をしてきましたが、基本的なことができておらず「もったいないな」と感じたことも山ほどありました。

今回は、最低限押さえていないとそれだけで印象が悪くなる点について解説していきます。

履歴書・職務経歴書は「相手が読むもの」

結論、これだけです。

履歴書や職務経歴書を「作成する」ことで満足していませんでしょうか？

あくまで自分以外の人が読むものという意識を持って作成できていますでしょうか。

細かい書き方については様々言及されていますが、すべては相手にどう見られるか、どう受け取られるかという点に繋がっています。

この大前提を踏まえ、履歴書・職務経歴書作成における基礎的なチェック項目をご紹介しますね。

最低限確認すべき履歴書作成における4つのポイント

まずは履歴書作成についてから。

これからお伝えする項目は「そんなこと当たり前でしょ」と思われることもあるかもしれません。

ですが、数多くの書類を拝見する中で見落とされていることもあるので、改めて確認いただけると幸いです。

①書類はデータ作成をすべし

特に、第二新卒や初めて社会人を目指そうとする方において、手書きで作成した方がいいのか、Excel等を使って作成した方がいいのかご相談をいただくケースがあります。

結論から言うと、データで作成することをオススメします。

【理由その1】時間を有効に活用できる

手書きの場合、一度書いてしまうと修正や変更に手間がかかってしまいます。また、複数の企業に応募する際、求人ごとに作成しないといけなくなるため、ここにも時間がかかってしまいます。

データであればその点すぐに対応できるため時間を有効に使えます。

Excelで作成すればいつでも修正できる。

【理由その2】見た目を気にしなくてよくなる

達筆だからといって書類選考の通過率にはあまり影響はしません。一方で殴り書きのような字の羅列や読むのが難解な字の場合、それだけで判断するわけではありませんが、印象として少しネガティブに働くケースもあります。

Excel等で作成すれば誰が作成しても見た目は同一なので、その心配がなくなります。

字のキレイさだけではあまり評価されない。

【理由その3】スキル面について

ほとんどの職場においてPCを使う業務が生じます。手書きで作成の場合、Officeスキル(Word、Excel)があまりないのでは？と勝手な憶測をされてしまう可能性があります。
(別途、Officeスキルについて記載すれば問題ありませんが)

テンプレートは検索すればたくさん出てくるので、枠組みから作る必要はないですよ。

定型フォーマットをダウンロードして作成しよう。

②作成日、確認してますか？

企業側はできるだけ最新の情報を確認したいと思っています。

応募時点から1か月以内の作成日であれば問題ありませんが、数か月前に作成した日付のまま提出されると、使いまわし感が強く映ってしまう可能性があります。

中には半年、1年前の日付になっていたり、ひどいものだと数年前の日付で、前回の転職活動で使ったまま送られてくることもあったりします。

情報をアップデートする際に作成日も修正するようご確認ください。

③自己PRや志望動機が空欄になってません？

大量採用している企業であればあまりこの項目は見ていないかもしれませんが、基本的には記載することをオススメいたします。

選考への意欲を伝えられる場所でもあるため、空欄だと「志望度低いのかな？」と感じてしまう可能性があります。

詳細の想いは面接の場でお伝えいただければ構わないのですが、なぜこの業界なのか、この職種なのか、これまでの経験をどう活かしたいのか、など少し抽象度を上げてでも記載することが望ましいです。

④顔写真、プライベート感出てません？

見た目で判断されることはありませんが、SNSに上げるような個人写真や、背景から生活感がにじみ出るような写真は控えた方が無難です。

街中にある証明写真を利用されてもいいですし、最近では無料のアプリで証明写真風の写真を撮ることもできます。是非ご活用ください。

職務経歴書作成において、大事な4つチェックポイント

次に職務経歴書においてもやはり【相手目線】が重要なことには変わりありません。細かい内容の書き方を熟考する前に4つポイントができているか確認しましょう。

それぞれ説明していきますね。

①誤字・脱字の確認をしていますか？

職務経歴書は文章の分量が多くなるため、どうしても作成が完了した時点で満足感が高まる傾向があると思います。

そのため、実際に提出された書類を見ていると誤字や脱字が散見されます。

もちろんそれだけでNGになることはないかもしれませんが、あまりに多いと「仕事を雑にされる方」とイメージされてしまう恐れがあります。

特に「顧客目線を大事に」とか「相手に寄り添って」というような記載があるのに、誤字・脱字が多いと信憑性が疑われてしまいますよね。

②相手の読みやすさを考えていますか？

ただ単純に文章がずっと記載されていたら読みにくいですし、読む気力が削られてしまいます。

自分自身の職務内容を箇条書きにして記載したり、数字を使って説得力を高めたり、改行や行間を工夫するなど、相手にわかりやすく伝えるよう意識し作成することをオススメいたします。

また、よくある注意点として「一文が長すぎる」ということがあります。

「～～で、～～だったのですが、～～ということもあり、～～を行った結果、～～が生じ、そこで～～をして～～」

こんな文章です。なかなか「。」がなく、ずっと続いているものです。

一文が長くなりすぎると、読み手は何が伝えたいのかわかりにくくなり、読んでいて疲れてしまいます。

あくまで目安ですが一文は2行以内を心がけることをオススメしますよ。

③ブランク期間、退職理由について記載していますか？

人事担当者からするとなぜ会社を辞めたのか、転職を検討しているのかという点は非常に気になるところです。

経歴内に記載してもいいですし、備考という形で最後にまとめて記載してもいいでしょう。

その際、あまりネガティブな表現だけに終わらないよう記載することをオススメします。

批判めいたことが多いと、「他責思考」「当社に入社しても何か不満があるとすぐ辞めるのでは」と感じられ見送られる可能性が高くなるためです。

もちろんウソを書いてはいけません。ですが、どのように表現するかについては一考の余地があります。
(相談お待ちしています)

④アピールできていますか？

職務経歴書作成において大事なポイントは「会ってみたい」と思ってもらえるかどうかです。

そのため、これまでの経験の中で強調したい点をしっかりと伝えるようにしましょう。特に営業職をされてきた方であれば数値を使って表現するのがいいと思います。

予算/実績/達成率などの表記をすることにより、客観性を持ったアピールができます。

加えて、取り組まれたことの難易度を伝えることも大事です。
例えば「他社からリプレイスした」ということでも「過去3年叶わなかった案件のリプレイスに成功した」と表記されている方が「お、どんなことしたのか？」と興味を引きやすくなります。

事務系職種でも見せ方次第で数字でのアピールができますよ！

例えば、自分が取り組んだことにより、どれくらい経費が削減できたのか、どれくらい作業時間を削減できるようになったのか、など書くことはできるかと思います。

ただ自分が行ったことだけを書くのではなく、結果どうなったのかということを数値を持って記載することでアピールにつながります。

履歴書、職務経歴書は添削されることで完成度UP

ここまで、履歴書・職務経歴書作成において、最低限確認すべき点について解説してきました。

逆に言うとこれらができていないと記載内容が良かったとしても書類選考が通過できない可能性がありますので注意してくださいね。

「相手が読むもの」という重要なポイントを活かすには、シンプルに誰かに読んでもらうことが効果的です。

そんな時こそ転職エージェントを活用してください。

プロの目線から客観性を持ったアドバイスやフィードバックをもらい、修正していくことで書類選考通過の確率が飛躍的に向上することでしょう。

まとめ

今回は履歴書・職務経歴書作成における基本的な項目を解説いたしました。

ご自身で書類を作成されたあとに、まずこれらの項目について確認をしてみてください。

そして、転職エージェントからアドバイスをもらうことでブラッシュアップさせる。

これで、ようやくライバルと戦う土俵に立つことができます。

みなさんの転職活動がよりよいものになるよう願っております。

今回は以上です！